Comunicación efectiva en las reuniones virtuales

En ocasiones mantener la atención en una pantalla en la que coinciden reunión virtual y tareas (correos que contestar o documentos que terminar) puede ser complicado.

Y en este momento se requiere propiciar la concentración para resistir los múltiples estímulos a los que se enfrentan las reuniones virtuales.

En las reuniones virtuales la capacidad de atención es finita y la multitarea una tentación.

¿A qué distracciones digitales se enfrentan las reuniones virtuales?

Reconocerás y detectarás fácilmente como distracciones digitales los mensajes en la bandeja de entrada o las notificaciones del teléfono.

Son sencillas las acciones que se pueden llevar a cabo para evitar la distracción digital durante las reuniones virtuales:

  1. poner la vista de mi reunión a pantalla completa
  2. deshabilitar las notificaciones del correo electrónico
  3. silenciar y alejar pantallas y dispositivos adicionales
  4. tomar nota durante la reunión
  5. participar con información o preguntas
  6. estar en un entorno cómodo, ergonómico y silencioso

Comunicación efectiva en reuniones virtuales

Una comunicación efectiva asegura la atención en las reuniones virtuales y que no sean percibidas como las mayores pérdidas de tiempo, se requiere de.

Una comunicación efectiva convierte la reunión en productiva porque ayuda a la concentración e invita a compartir información.

7 tips para una comunicación efectiva en las reuniones virtuales

  1. Conectar a nivel personal, incorporar la empatía, la conexión emocional o la seguridad psicológica. 
  2. Mantener un contacto visual y los horarios fijados
  3. Adoptar la tecnología para comunicaciones instantáneas o compartir documentos de apoyo.
  4. Simplificar la información y ampliara la proporción de conocimientos.
  5. Preguntar y fomentar la interacción
  6. Cuidar el tono, que sea positivo, animado y de confianza
  7. Cuidar postura, es no verbal y también comunica

Otras consideraciones para las reuniones virtuales

Estamos agotados, de ahí que incluso en las que exigen nuestra atención nos cueste seguirlas. 

Plataformas como Zoom han experimentado un crecimiento de más de 300 millones de participantes diarios.

Las reuniones virtuales han sustituido a las presenciales y estar en video todo el día produce la sensación de que también responden a la carencia social de quien la convoca.

Para que eso no ocurra hay que:

  • Programar y cumplir descansos si va a ser una reunión larga
  • Dar espacio para que no haya una sola persona hablando, que los asistentes también participen
  • Dar cierto tiempo entre reuniones dejar espacio entre ambas
  • Asegurar que nadie se pregunta ¿por qué y cómo esta reunión ha llegado a mi agenda?

Las reuniones no deben ser el parque temático de los egos sino el campo de juego de los equipos. Necesitamos agendas llenas de objetivos más que llenas de reuniones.

Articulo Reunionitis de Xavier Marcet en Twitter

Las deficiencias en la comunicación paralizan, es necesaria una comunicación efectiva en las reuniones virtuales.

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Foto de cabecera: Pixabay y  geralt

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