Guía rápida de gestión del tiempo: Teams y Outlook

Te propongo una guía rápida de gestión del tiempo de herramientas que forman parte casi de nuestra piel: Teams y Outlook.

Siempre conectados y acelerados, por lo que administrar bien el tiempo es una habilidad más que necesaria.

Y administrar el tiempo de manera eficaz es una habilidad que cualquiera puede desarrollar.

¿Por qué deberías mejorar sus habilidades de gestión del tiempo? Porque las habilidades de gestión del tiempo eliminan problemas y acercan ventajas.

Esta guía te ofrece estrategias que puedes usar para administrar tu tiempo.

Guía rápida de gestión del tiempo: Teams y Outlook

Usar ambas adecuadamente ayuda a sacarle partido a tu tiempo:

  • Teams es más informal agiliza la comunicación y la colaboración.
  • Outlook es más formal y estructurado o cuando se requiere una comunicación dirigida.

Y ambos, Teams y Outlook disponen de herramientas para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.

Teams

Microsoft Teams es mucho más que un chat y un centro de llamada rápida.

  1. Crear equipos y canales de trabajo enfocados es tan importante como eliminarlos una vez el proyecto haya finalizado.
  2. Dirígete personalmente dentro de los equipos @menciones directas que sólo lleguen a tu interlocutor.
  3. Marca
  4. Sacar partido al calendario. El calendario de Teams se sincroniza con el de Outlook por lo que puede usarse para establecer conexiones antes, durante y después para la preparación y el seguimiento de modo que es muy fácil encontrar documentación.
  5. Seleccionar disponibilidad. Teams puede ser un ladrón de tiempo, por lo que bloquear espacios de concentración con “no molestar” puede ser de gran ayuda.
  6. Grabar una reunión convirtiéndola en una acción formativa. En caso de que tengas reuniones recurrentes, por ejemplo, de traspaso o bienvenida a nuevos empleados, si la grabas para que puedan verla tu dedicación de tiempo puede verse reducida a una reunión corta de resolución de dudas o problemas.
  7. Convertir Teams en un canal dinámico de formación. Permite hasta 250 asistentes, no renuncies a la participación, haz que todos se sientan escuchados. Teams de ayuda poniendo en orden las manos levantadas. Puedes verlo haciendo clic en el panel de Participantes, verás quién levantó la mano y en qué orden.

Outlook

El uso de Outlook es más formal y estructurado o cuando se requiere una comunicación dirigida.

Cuando tienes más de 50 mails al día en la bandeja de entrada es importante una gestión ágil.

  1. Programar los correos que envías. Te permitirá preparar la información que requieras y retrasar la entrega cuando a ti te convenga
  2. Clasificar los mails recibidos:
    1. Si no es importante, eliminar
    1. Si es de respuesta rápida, responde y liberaté
    1. Si necesita más atención o detalle en la respuesta, en vez de marcarlo como no leído mantenlo abierto hasta que lo hagas o aplázalo
  3. Aplazar los mensajes importantes. Cuando decides que no tienes tiempo para tratar un mensaje de forma inmediata puedes marcar el tiempo de prórroga desde etiquetas > seguimiento, puedes elegir hoy o la fecha más conveniente para ti, y si quieres que aparezca en la parte superior de la barra de tareas pendientes, márcalo “sin fecha”
  4. Configurar reglas, por ejemplo, si recibes mails que consideras SPAM deberías darte de baja, pero sino lo haces, puedes configurar una regla que los mande directamente a la papelera
  5. Bloquear momentos de concentración en tu calendario
  6. Crear tareas fácilmente usando el atajo de teclado Ctrl + Shift + K
  7. Optimiza las búsquedas, se puede añadir cualquier término de búsqueda, por lo que si lo que si, por ejemplo, buscas es un mansaje con archivos adjuntos, con sólo seleccionar en la caja de búsqueda: De, Tiene archivos adjuntos puedes encontrarlo fácilmente.

Buenas prácticas en la gestión del tiempo

En tu estrategia de administración del tiempo hay acciones de lo más efectivas y simples, entre ellas: “di no”. 

  • Desconectar de esas conversaciones que nos rodean a diario y que no requieren de ninguna acción o aportación, podrás hacer más 
  • Cerrar el portátil si teletrabajas o la puerta de su oficina cuando sea el momento 
  • Apagar o silenciar tu móvil reservando tiempo personal 
  • Resistir la tentación de consultar el móvil o el correo si estás haciendo una tarea relevante que requiere tu atención
  • Desactivar las notificaciones de mensajería instantánea de Teams, Outlook y movil
  • Evitar realizar multitarea que hará que te cuestiones cosas

La mejor forma de gestionar tu tiempo es no aceptar interrupciones cotidianas, concentrarte y usar las ayudas de Teams y Outlook.

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Foto de cabecera: Pixabay subodhnsail

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